MTÜ Tartu Ülikooli Akadeemilise Spordiklubi andmekaitsetingimused
- Sissejuhatus
1.1. Neis andmekaitsetingimustes on selgitatud isikuandmete ja isikute eraelu puudutava teabe töötlemist MTÜ-s Tartu Ülikooli Akadeemiline Spordiklubi (edaspidi: spordiklubi; registrikood 80072321, aadress Ujula 4, 51008 Tartu, e-post sport@ut.ee). Isikuandmeteks peetakse kõiki tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku andmeid, mis väljendavad tema füüsilisi, psüühilisi, füsioloogilisi, majanduslikke, kultuurilisi või sotsiaalseid omadusi, suhteid ja kuuluvust. Isikuandmete töötlemine on isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas nende kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine, avalikustamine, andmetele juurdepääsu võimaldamine ning päringute ja väljavõtete tegemine, kasutamine ja edastamine.
1.2. Spordiklubi töötleb isikuandmeid ainult siis, kui selleks on õiguslik alus, ja ainult nii kaua, kui see on vajalik töötlemise eesmärgi või õigusakti nõuete täitmiseks. Spordiklubi hoiab oma käsutuses olevaid isikuandmeid lubamatu ja sihipäratu kasutamise, avalikuks tuleku või hävimise eest, rakendades kõiki asjakohaseid organisatsioonilisi, füüsilisi ja tehnilisi turvameetmeid.
1.3. Nii elektrooniliste kui ka paberdokumentide töötlemist (sealhulgas säilitamistähtaegu) ja juurdepääsuõigusi reguleerivad peamiselt järgmised õigusaktid:
1.3.1. asjaajamiskord
1.3.2. turvalisuse tagamise põhimõtted Tartu Ülikooli hoonetes,
1.3.3. raamatupidamise sise-eeskiri
1.4. Elektroonilisi isikuandmeid säilitatakse Tartu Ülikooli keskserverites, mis asuvad Tartu ülikooli serveriruumides Eesti Vabariigi territooriumil. Keskserverid vastavad ülikoolis kehtestatud infotehnoloogiastandardile.
1.5. Spordiklubi töötleb isikuandmeid ainult täielikus kooskõlas isikuandmete kaitset reguleerivate õigusaktidega, sealhulgas isikuandmete edastamisel Euroopa Liidu välistes riikides asuvatele volitatud töötlejatele. Kolmandates riikides asuvaid volitatud töötlejaid võib spordiklubi kasutada näiteks meililistide halduses.
1.6. Andmekaitsetingimustes ei käsitleta seda, kuidas spordiklubi töötleb juriidiliste isikute andmeid, ega seda, kuidas teised isikud töötlevad isikuandmeid. Samuti ei hõlma need isikuandmete töötlemist võõrastel veebilehtedel, millele viidatakse spordiklubi veebilehtedel välislinkidega.
- Tervisespordi kliendid
2.1 Spordiklubi töötleb vastutava töötlejana kliendi ja spordiklubi vahel sõlmitava lepingu alusel peamiselt järgmisi kliendi andmeid:
2.1.1 Isiku tuvastamiseks vajalikud andmed, ees-ja perekonnanimi, isikukood ja foto.
2.1.2 Kontakteerumiseks vajalikud andmed: e-posti aadress, telefoninumber.
2.1.3 Teenuse kasutamise andmed: need on andmed, mis on tekkinud meie teenuste kasutamisel, näiteks ostetud kaubad, külastusajad ja -tunnid. Samuti võimalik info kodukorra või sisekorra eeskirjade rikkumise kohta, mille aluseks on spordiklubi Kodukord ja Teeninduseeskiri
2.1.4 Kehakoostise analüüsi andmed: need on eriliigilised andmed, mida Spordiklubi töötleb ainult kliendi nõusolekul.
- Spordikooli õpilased ja lapsevanemad
3.1 Spordiklubi töötleb vastutava töötlejana õppelepingu alusel peamiselt järgimisi kliendi andmeid:
3.1.1 Spordikooli õpilase andmed andmebaasis ja lepingus: nimi, isikukood, elukoht, foto, spordiala, telefon ja e-posti aadress juhul kui õpilasel on see olemas, sissekirjutus ja õppeasutus.
3.1.2 Lepingu sõlminud esindaja andmed treeningtegevusega seotud info edastamiseks: nimi, isikukood, telefon ja e-posti aadress. Lisaks töödeldakse õppemaksuga seonduvaid andmeid.
Punktides 3.1.1 ja 3.1.2 nimetatud andmeid edastatakse EHIS-esse õppekavaga seotud toiminguteks ja toetuste saamiseks Tartu linna ja Tartumaa spordiliitu, Eesti Spordiregistrisse, EOK-le ja alaliitudesse. Spordikooli õpilaste andmeid kasutatakse treening- või võistlustegevusega seotud nimekirjade koostamiseks ja edastamiseks kolmandatele isikutele. Näiteks: rahvusvaheliste võistluste korraldajad, reisibürood, kindlustusfirmad jne.
3.1.4 Õpilase ja lapsevanema info edastatakse seaduse alusel kord aastas Eesti Maksu- ja Tolliametile vastavalt Tulumaksuseaduse § 57¹ lõike 6 alusel.
3.1.5 Spordikool kasutab video- ja pildimaterjali treeningrühmas osaleja kohta Spordikooli tegevuse ja ürituste kajastamiseks ning reklaamiseks spordiklubi kodulehel sport.ut.ee, sotsiaalmeedia lehtedel ja vajadusel sarnastel väljunditel.
- Üliõpilase isikuandmed
4.1. Spordiklubi töötleb vastutava töötlejana andmehaldussüsteemi kaudu järgmisi tasemeõppe üliõpilase isikuandmeid:
4.1.1. ees- ja perekonnanimi, isikukood, sünniaeg, foto ning kontaktandmed (e-posti aadress ja telefoninumber). Nende isikuandmete töötlemise peamine eesmärk on üliõpilase isikustamine läbipääsu võimaldamiseks õppetööle või treeningusse.
- Saavutussportlase ja võistlussportlase isikuandmed
5.1 Spordiklubi töötleb vastutava töötlejana andmehaldussüsteemi kaudu järgmisi saavutus- ja võistlussportlase andmeid:
5.1.1 ees- ja perekonnanimi, isikukood, e-posti aadress, telefoninumber, õppeasutus ja õpitav eriala kui on, spordiala, treener, foto ja võistlustulemused. Fotosid töödeldakse võistlustulemuste esitlemise või reklaami eesmärgil klubi kodulehel ja sotsiaalmeedia lehtedel. Muudes meediakanalites treening- või võistlustegevuseks vajalikul määral.
5.1.2 Võistlussportlasel töödeldakse lisaks saavutusi, milleks on saavutatud koht ja võistlemise aasta olümpiamängudel, maailma meistrivõistlustel, euroopa meistrivõistlustel või muudel rahvusvahelistel võistlustel, Eesti täiskasvanute või omavanuste meistrivõistlustel.
5.1.3 Teiste klubide saavutussportlastel töödeldakse lisaks eelnevale spordiklubi, keda sportlane esindab, Tartu Ülikooli või mõne muu kõrgkooli teaduskonda või instituuti, eriala, kursust ja sisseastumise aastat. Töötlemise eesmärk on võistlustegevuse planeerimine ja organiseerimine.
- Tööle kandideerija isikuandmed
6.1. Spordiklubi töötleb vastutava töötlejana peamiselt järgmisi spordiklubisse tööle kandideeriva isiku andmeid:
6.1.1. isiku tuvastamiseks vajalikud andmed, eelkõige ees- ja perekonnanimi ning isikukood;
6.1.2. kontakteerumiseks vajalikud andmed: e-posti aadress, telefoninumber ja postiaadress;
6.1.3. töölevõtmiseks vajalikud andmed, näiteks hariduse, täienduskoolituse ja töökogemuse.
6.2. Kui isik on esitanud kandideerimiseks nõutud andmed, eeldab spordiklubi, et ta on nõus oma isikuandmete töötlemisega töölevõtmise eesmärgil. Kui isik on oma kandideerimisdokumentides esitanud soovitajate andmed, eeldab spordiklubi, et ta on nõus, kui spordiklubi võtab soovitajatega ühendust.
6.3. Kui äraütleva vastuse saanud kandidaat annab eraldi nõusoleku, võib spordiklubi sobivuse korral teha kandidaadile ettepaneku osaleda mõnel järgmisel spordiklubis välja kuulutatud konkursil. Äraütleva vastuse saanud kandidaadi kandideerimisdokumente säilitab spordiklubi õigustatud huvi alusel võimalike õigusvaidluste lahendamise eesmärgil. Spordiklubi säilitab kandideerimisdokumente ühe aasta alates äraütlevast otsusest.
6.4. Töötajate töölevõtmisel tutvuvad asjakohaste kandideerimisdokumentidega ainult töölevõtuprotsessis osalevad töötajad. Neid dokumente ja nendes sisalduvaid isikuandmeid ei avaldata kolmandatele isikutele. Kandidaatide isikuandmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sealhulgas pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.
- Töötaja ja käsundisaaja isikuandmed
7.1. Spordiklubi töötleb vastutava töötlejana töölepingu või käsunduslepingu alusel ja õigusaktidest (näiteks maksuseadused, töötamist puudutavad seadused, raamatupidamise seadus) tulenevate kohustuste täitmiseks järgmisi spordiklubi töötajate ja käsundisaajate isikuandmeid:
7.1.1. isiku tuvastamiseks vajalikud andmed: ees- ja perekonnanimi, isikukood ning kodakondsus;
7.1.2. töölepingu sõlmimiseks ja täitmiseks vajalikud kontaktandmed: e-posti aadress, telefoninumber ja postiaadress;
7.1.3. perekondlikud ja sotsiaalsed andmed, näiteks andmed töötaja laste kohta lastega seotud puhkuste võimaldamiseks, töötaja või tema lähedase surmatõend matusetoetuse maksmiseks, tõend kaitseväeteenistuse või õppekogunemise kohustuse kohta;
7.1.4. kvalifikatsiooni ja enesetäiendamist puudutavad andmed;
7.1.5. finantsandmed, näiteks pangakonto number, avaldus tulumaksuvaba miinimumi arvestamiseks ja pensioniinfo;
7.1.6. töösuhet puudutavad andmed, näiteks tulemusvestluste dokumendid;
7.1.7. andmed töötaja terviseseisundi kohta, näiteks tervisetõendid, tervisekontrolli otsused, kiirgusseire andmed, andmed tööõnnetuste ja kutsehaiguste kohta.
7.2. Spordiklubi võib töötaja nõusolekul töödelda tema isikuandmeid ametiühingusse kuulumise kohta, selleks et pidada töötaja töötasust kinni ametiühingu liikmemaks.
7.3. Isikuandmeid töötleb spordiklubi õigustatud huvi alusel ka oma haldusülesannete täitmiseks ja turvalisuse tagamiseks (sealhulgas töötajate andmete registreerimisel andmebaasides).
- Isikuandmed videojälgimissüsteemi kasutamisel
8.1. Ülikooli omanduses ja kasutuses olevate hoonete ja ruumide valve ning neis viibivate inimeste ja vara kaitse eesmärgil on ülikoolil õigustatud huvi kasutada videojälgimissüsteemi. Sel juhul juhindub ülikool turvalisuse tagamise põhimõtetest Tartu Ülikooli hoonetes ja turvasüsteemide tehnilistest nõuetest ning passiivsete kaitsevahendite ja elektrooniliste valvesüsteemide nõuetest. Videojälgimisseadmete paigaldamisel peab ülikool silmas seda, et jälgitavad oleksid hoone lähiümbrus ja sissepääsud, pääsud korrustele ja vajaduse korral eriotstarbeliste ruumide uksed. Videojälgimissüsteemi kasutamisest hoones teavitatakse välisuksele pandud sildil.
8.2. Juurdepääs videosalvestistele ja reaalajas videopildile on ülikooli valvekeskuse töötajatel oma tööülesannete täitmiseks. Jakobi, Lossi ja Ülikooli tänavale paigaldatud välikaamerate reaalajas videopildile on ligipääs ka Politsei- ja Piirivalveametil (PPA) avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks (avaliku korra tagamiseks).
8.3. Kolmandad isikud, sealhulgas muud ülikooli ja spordiklubi töötajad, videosalvestistele ja reaalajas videopildile juurde ei pääse. Videosalvestised edastab ülikool kolmandatele isikutele (peamiselt PPA-le) üksnes ametliku nõudekirja ja seadusjärgse kohustuse korral.
8.4. Videojälgimissüsteem salvestab videosalvestised ülikooli keskserveritesse, kus neid säilitatakse 30 kalendripäeva.
- Isikuandmed kirjavahetuses
9.1. Isikuandmeid võivad sisaldada ka spordiklubile esitatud selgitustaotlused, märgukirjad, teabenõuded, pöördumised ning muudelt asutustelt või isikutelt saabunud kirjad ja ekirjad. Kõik spordiklubi tegevuse käigus koostatud ja saadud dokumendid, sealhulgas isikuandmeid sisaldavad dokumendid, registreerib spordiklubi oma dokumendiregistris.
9.2. Isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele on spordiklubi kehtestanud juurdepääsupiirangud. Juurdepääsupiiranguga teabe, sealhulgas isikuandmeid sisaldavad dokumendid, väljastab spordiklubi ainult neile asutustele ja isikutele, kellel on otsene seaduslik õigus see saada (näiteks kohtueelsele menetlejale või kohtule). Kui kolmas isik esitab teabenõude, et tutvuda juurdepääsupiiranguga teabega, otsustab spordiklubi iga kord eraldi, kas dokumendi saab anda välja osaliselt või tervikuna.
- Ülikooli ja Tartu Ülikooli Akadeemilise spordiklubi veebilehtede kasutaja andmed
10.1. Spordiklubi töötleb veebipoe klientidele teenuse pakkumiseks vastutava töötlejana kliendi ja spordiklubi vahel sõlmitava lepingu alusel peamiselt järgmisi kliendi andmeid:
10.1.1. Isiku tuvastamiseks vajalikud andmed, ees-ja perekonnanimi, isikukood ja foto.
10.1.2. Kontakteerumiseks vajalikud andmed: e-posti aadress, telefoninumber.
10.1.3. Kauba kohale toimetamiseks vajalikud andmed: aadress.
10.1.4. Kauba eest sooritatud makse kontrollimiseks: pangakonto number.
10.2. Tartu Ülikooli kasutab oma veebilehtedel (www.ut.ee, sport.ut.ee ja selle alamlehtedel) järgmist tüüpi küpsiseid:
10.2.1. seansiküpsised, mis on ajutised ja kustuvad kohe pärast veebilehitseja sulgemist. Ülikool kasutab seansiküpsiseid selleks, et tagada veebilehe korrektne toimimine ja mugavam kasutamine;
10.2.2. püsiküpsised, mis salvestuvad külastaja seadmesse pärast veebilehitseja sulgemist. Ülikool kasutab püsiküpsiseid näiteks selleks, et tuvastada külastajad, kes on varem samal veebilehel käinud, ning jätta meelde nende tehtud valikud (näiteks keelevalik). Samuti kasutab ülikool püsiküpsiseid veebilehe kasutatavuse analüüsimiseks ning külastuse keskmise kestuse kindlakstegemiseks, et hinnata ja parandada veebilehe toimimist ja kasutusmugavust;
10.2.3. kolmandate isikute küpsised. Kolmandate isikute loodud küpsiseid kasutab ülikool peamiselt reklaamide kuvamiseks, turunduseks ja veebilehe külastatavuse statistika tegemiseks;
10.2.4. autentimisküpsised, mida veebileht kasutab sisselogitud kasutaja identsuse kontrollimiseks.
10.3. Kui külastaja ei nõustu küpsiste kasutamisega, peab ta muutma oma veebilehitseja privaatsussätteid. Sellisel juhul võib tal olla ülikooli veebilehel pakutavatele teenustele ja funktsioonidele piiratud ligipääs.
10.4. Veebipoes säilitatakse ostuajalugu kuni 12 kuud.
- Andmesubjekti õigused
11.1. Andmesubjekt on füüsiline isik, kelle isikuandmeid töödeldakse. Olenevalt isikuandmete töötlemise õiguslikust alusest on andmesubjektil õigus:
11.1.1. saada kinnitust selle kohta, kas spordiklubi töötleb tema isikuandmeid, ja tutvuda enda kohta kogutud isikuandmetega. Andmesubjekti taotlused, mille eesmärk ei ole olla töötlemisest teadlik ja kontrollida selle seaduslikkust, võib spordiklubi vastutava töötlejana tagasi lükata;
11.1.2. nõuda enda kohta kogutud ebaõigete isikuandmete parandamist või mittetäielike isikuandmete täiendamist;
11.1.3. nõuda, et spordiklubi kustutaks põhjendamatu viivituseta tema isikuandmed, mille töötlemiseks ei ole spordiklubil enam õiguslikku alust või mida spordiklubi ei ole enam vaja eesmärgil, mille pärast ta on andmed kogunud või neid muul viisil töödelnud;
11.1.4. võtta igal ajal oma nõusolek tagasi, juhul kui isikuandmete töötlemine põhineb nõusolekul. See ei mõjuta enne nõusoleku tagasivõtmist toimunud andmetöötluse seaduslikkust;
11.1.5. nõuda spordiklubilt isikuandmete töötlemise piiramist, juhul kui:
11.1.5.1. andmesubjekt on vaidlustanud isikuandmete õigsuse. Spordiklubi piirab töötlemise ajaks, mis võimaldab tal kontrollida isikuandmete õigsust;
11.1.5.2. isikuandmete töötlemine on ebaseaduslik, kuid andmesubjekt ei taotle isikuandmete kustutamist;
11.1.5.3. spordiklubi ei vaja isikuandmeid enam töötlemise eesmärgil, kuid andmesubjekt vajab neid õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks;
11.1.5.4. andmesubjekt on isikuandmete töötlemise kohta esitanud vastuväite. Spordiklubi piirab töötlemise seniks, kuni kontrollitakse, kas spordiklubi õiguspärased põhjused kaaluvad üles andmesubjekti põhjused;
11.1.6. saada oma isikuandmed, mille ta on spordiklubile esitanud, ja edastada need teisele vastutavale töötlejale. Andmete ülekandmise õigus kehtib ainult nende isikuandmete kohta, mille isik on ise spordiklubile edastanud ning mida spordiklubi töötleb automatiseeritult ja nõusoleku või lepingu alusel. Näiteks ei kohaldu andmete ülekandmise õigus tööle kandideerijatele, sest nende andmeid ei töödelda automatiseeritult;
11.1.7. esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemise kohta, kui andmete töötlemise alus on õigustatud huvi või kui töötlemine on vajalik avalike ülesannete täitmiseks või avaliku huvi pärast.
11.2. Kõigi küsimustega, mis on seotud isikuandmete töötlemise ja andmesubjekti eelnimetatud õiguste kasutamisega, on andmesubjektil võimalik pöörduda spordiklubi andmekaitsespetsialisti poole e-posti aadressil andmekaitse.sport@ut.ee. Spordiklubi võib andmesubjekti päringu saamise korral paluda, et andmesubjekt täpsustaks, millise teabe või milliste isikuandmete töötlemise toimingutega on päring seotud. Päringule vastab spordiklubi 30 päeva jooksul alates selle saamisest. Kui selgub, et päringule vastamiseks on vaja rohkem aega, võib spordiklubi vastamise tähtaega mõistliku aja võrra pikendada. Töödeldavate isikuandmete koopia väljastatakse andmesubjektile tasuta, kuid lisakoopiate väljastamise eest võib spordiklubi küsida halduskulude katmiseks mõistlikku tasu.
11.3. Kui andmesubjekt on seisukohal, et viis, kuidas spordiklubi töötleb tema isikuandmeid, on vastuolus isikuandmete töötlemist reguleerivate õigusaktidega, on tal õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni (e-post info@aki.ee, tel 627 4135) või muu asutuse, eelkõige elu- või töökohajärgse pädeva järelevalveasutuse poole.