MTÜ TARTU ÜLIKOOLI AKADEEMILINE SPORDIKLUBI HANKEKORD
I ÜLDSÄTTED
1. MTÜ Tartu Ülikooli Akadeemiline Spordiklubi (edaspidi ka „hankija“) lähtub riigihangete läbiviimisel ja hankelepingute sõlmimisel riigihangete seadusest (edaspidi RHS), seaduse alusel kehtestatud õigusaktidest ning käesolevast hankekorrast.
2. Hankija seab eesmärgiks arvestada hankeid planeerides ja korraldades sotsiaalseid kaalutlusi ning kasutada uuenduslikke ja keskkonnasäästlikke lahendusi.
3. Korras sätestatakse tingimused järgmistele hangetele:
3.1. riigihanke piirmäära ületavatele riigihangetele;
3.2. lihthanke piirmäära ületavatele riigihangetele;
3.3. alla lihthanke piirmäära jäävatele hangetele;
3.4. sotsiaal- ja eriteenuste tellimisele;
4. Kõik hankekorras viidatud maksumused on esitatud ilma käibemaksuta.
II HANKEPLAAN
5. Eelarve aasta kohta koostatakse hankeplaan, planeeritavad hanked kantakse hankeplaani ja selle järgi toimub hangete teostamine. Erakorralisi hankeid teostatakse plaaniväliselt vastavalt vajadusele. Hiljemalt 31. detsembril esitavad hankeplaani koostamiseks juhatuse liikmed info järgmisel kalendriaastal planeeritavate ning funktsionaalselt koos toimivate või sama eesmärgi saavutamiseks vajalike hangete kohta (nimetus, eeldatav algatamise tähtaeg ja eeldatav maksumus). Hankeplaani andmete kogumise, koostamise ja täiendamise eest vastutab haldusjuhtimise eest vastutav juhatuse liige. Hankeplaan koostatakse ja kinnitatakse juhatuse otsusega 1. veebruariks.
6. Hankeplaani kantakse vähemalt hanked, mille eeldatav maksumus on:
6.1. asjade ja teenuste hanked alates 30 000 eurot;
6.2. ehitustööde hanked ja ideekonkurssid alates 60 000 eurot;
6.3. sotsiaalteenuste hanked alates 300 000 eurot;
6.4. eriteenuste hanked alates 60 000 eurot.
7. Hanget ei või jaotada osadeks eesmärgiga eirata hanke korraldamiseks kehtestatud korda või nõudeid, eriti kui hankelepingu esemeks on funktsionaalselt koos toimivad või sama eesmärgi saavutamiseks prognoositavalt vajalikud asjad, teenused või ehitustööd.
III RIIGIHANKE LÄBIVIIMINE
8. Riigihangete registri vahendusel läbiviidava menetluse korraldamiseks moodustatakse juhatuse liikme korraldusega komisjon ning määratakse hanke eest vastutava isik.
8.1. Riigihanke eest vastutav isik on juhatuse liige, kelle vastutusvaldkonda hanke objekt kuulub.
8.2. Komisjonis peab olema vähemalt 3 liiget.
8.3. Komisjoni koosseisu peab tehnilise kirjelduse koostajana kuuluma ka isik, kes omab hanke objektile vastavas valdkonnas teadmisi.
8.4. Komisjoni ülesanne on valmistada ette alusdokumendid, kõrvaldada pakkujad hankemenetlusest või jätta nad kõrvaldamata, kvalifitseerida pakkujad ja taotlejad või jätta nad kvalifitseerimata, tunnistada pakkumused vastavaks või lükata need tagasi, pidada seaduses ettenähtud juhtudel pakkujatega läbirääkimisi, hinnata pakkumusi ja selgitada välja edukas pakkumus.
8.5. Komisjoni töö eest vastutab komisjoni esimees. Komisjoni volitused kehtivad kuni hankelepingu sõlmimiseni.
8.6. Komisjoni otsus on vastu võetud, kui selle poolt on antud üle poole komisjoni liikmete häältest. Kui komisjoni liikmete hääled jagunevad võrdselt, siis on otsustavaks komisjoni esimehe hääl.
8.7. Komisjoni põhjendatud ettepanekud hankemenetluses otsuste tegemiseks.
9. Riigihanke eest vastutav isik ja komisjoni liikmed peavad tagama, et nad pole ühegi pakkumuse esitanud pakkujaga seotud viisil, mis on käsitletav konkurentsi kahjustava huvide konfliktina või toimingupiirangute rikkumisena. Riigihangete registri vahendusdel läbiviidava hanke puhul kinnitavad kõik hankega seotud isikud huvide konflikti puudumist riigihangete registris. Registrivälise hanke puhul vormistatakse eraldi dokument ning kõik hankega seotud isikud kinnitavad eelnimetatud olukordade puudumist kinnituskirja allkirjastamisega. Vastava olukorra tekkimisel on isikul kohustus teavitada kirjalikult juhatust kellel on kohustus taandada vastav isik hanke läbiviimiselt.
10. Riigihankega seonduv dokumentatsioon säilitatakse riigihangete registris ja registris säilitamisele mitte kuuluv dokumentatsioon säilitatakse ettevõte dokumendihaldussüsteemis.
IV HANKED ALLA LIHTHANKE PIIRMÄÄRA
11. Lihthanke piirmääradest madalama maksumusega hanke korral on läbirääkimisi lubatud pidada vabalt valitud viisil, see tähendab kirjalikus, kirjalikku taasesitamist võimaldavas või suulises vormis. Läbirääkimistel tagatakse pakkujate võrdne kohtlemine ja pakkumuste konfidentsiaalsus.
12. Lihthanke piirmääradest madalama maksumusega hanke korral järgitakse alates 5000-eurose maksumusega hanke puhul riigihangete seaduse paragrahvis 3 sätestatud üldpõhimõtteid, näiteks läbipaistvust, proportsionaalsust, otstarbekohasust ja säästlikkust ning et hankeprotsess kulgeks võimalikult tõhusalt. Alla 5000-eurose maksumusega hanke puhul piisab, kui hankija küsib ühe pakkumuse, ja ta ei pea seda pakkumust talletama.
13. Kui hanke eeldatav maksumus on asjade ostmisel ja teenuste tellimisel vahemikus 5000 – 29 999,99 eurot ning ehitustööde tellimisel vahemikus 5000 – 59 999,99 eurot, tehakse pakkumuse esitamise ettepanek võimaluse korral vähemalt kolmele isikule. Kui pakkumus küsitakse vähem kui kolmelt isikult, peab vastava valdkonna juhatuse liige konkurentsi puudumist põhjendama Lepingule või lepingu sõlmimise kohustuse puudumisel ostuarvele lisatakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis hinnapäring ning võrreldavad pakkumused (näiteks ekirjad ja kuvatõmmised interneti ostukeskkondadest) koos põhjendusega eduka pakkuja valiku kohta või põhjendus pakkumuste mittevõrdlemise kohta Sõlmitud lepingu muutmisel tuleb tagada, et lepingu muutmisel ei võetaks hankijale lepingu raames täiendavaid rahalisi kohutusi, mis suurendaksid lepingu eeldatavat maksumust lihthanke piirmäärani.
V SOTSIAAL – JA ERITEENUSE MENETLUS
14. Kui sotsiaal ja eriteenuse maksumus on
14.1. sotsiaalteenuste tellimise korral vähemalt 300 000 eurot ja eriteenuste tellimise korral vähemalt 60 000 eurot, lähtutakse hankekorra punktides 8 – 10 kehtestatud reeglitest ja menetlus viiakse läbi riigihangete registri vahendusel;
14.2. sotsiaalteenuste tellimise korral 5 000 kuni 299 999,99 eurot ja eriteenuste tellimise korral 5 000 kuni 59 999,99 eurot, tehakse pakkumuse esitamise ettepanek võimaluse korral vähemalt kolmele isikule. Kui pakkumus küsitakse vähem kui kolmelt isikult, peab vastava valdkonna juhatuse liige konkurentsi puudumist põhjendama. Lepingule või lepingu sõlmimise kohustuse puudumisel ostuarvele lisatakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis hinnapäring ning võrreldavad pakkumused (näiteks ekirjad ja kuvatõmmised interneti ostukeskkondadest) koos põhjendusega eduka pakkuja valiku kohta või põhjendus pakkumuste mittevõrdlemise kohta. Sõlmitud lepingu muutmisel tuleb tagada, et lepingu muutmisel ei võetaks hankijale lepingu raames täiendavaid rahalisi kohutusi, mis suurendaksid lepingu eeldatavat maksumust üle lubatud piirmäära.
15. sotsiaal- ja eriteenuste tellimise korral alla 5 000 euro, ei pea mitut pakkumust küsima ega neid võrdlema, piisab kui hankija küsib ühe pakkumuse, ja ta ei pea seda pakkumust talletama.
VI LEPINGUTE SÕLMIMINE JA LEPINGU TÄITMISE JÄLGIMISE EEST VASTUTAV ISIK
16. Kui lepingu maksumus on vähemalt 10 000 eurot, kuid väiksem hankekorra punktis 6 nimetatud piirmääradest, sõlmib selle lepingu juhatuse liige, kelle valdkonda tellimus kuulub, kirjalikus, elektroonilises või notariaalses vormis. Kui seaduses on sätestatud lepingu kohustuslik vorm, järgitakse seda sõltumata hanke maksumusest. Lepingu eseme kirjelduse täpsuse ja spetsiifilisuse (valdkond, eriala, asja või teenuse sisukirjeldus) eest lepingus vastutab isik, kes on õigustatud seda lepingut sõlmima.
17. Alla 10 000-eurose maksumusega asja ja teenuse eest tasutakse hankekorra kohaselt arve ja/või lepingu alusel.
18. Hankelepingu täitmise eest vastutav isik määratakse juhatuse liikme korralduses või hankelepingus.
19. Hankelepingu täitmise eest vastutav isik jälgib hankelepingu täitmist, sealhulgas
19.1. jälgib hankelepingu tingimustest, sealhulgas tähtaegadest ja mahust, kinnipidamist ning teavitab probleemidest viivitamata juhatuse liiget;
19.2. hindab üleantavate asjade, teenuste ja ehitustööde kogust ja kvaliteeti;
19.3. sõlmib või kooskõlastab hankelepingu eseme üleandmise akti;
19.4. tagab pretensioonide õigeaegse esitamise;
19.5. algatab vajaduse korral hankelepingu muutmise või lõpetamise.
VII KONFIDENTSIAALSUS JA KEELATUD TEHNIGUD
20. Hankija esindaja, kellele on mistahes viisil saanud teatavaks informatsioon (sh esitatud taotlused, pakkumused, läbirääkimiste sisu jm) seoses hankemenetluse läbiviimisega, on kohustatud tagama riigihangetega seotud informatsiooni konfidentsiaalsuse. Riigihangetega seotud informatsiooni on lubatud avaldada üksnes riigihangete seaduses sätestatud tingimustel ja korras.
21. Hankimisel peetakse huvide konfliktina silmas olukorda, kus isikul, kes on kaasatud hanke ettevalmistamisse või korraldamisse või võib muul moel mõjutada selle hanke tulemust, on otseselt või kaudselt finants-, majandus- või muid isiklikke huvisid, mida võib käsitada tema erapooletust ja sõltumatust kahjustavatena.
22. Olukorda, kus töötaja isiklik huvi mõjutab või võib mõjutada tema tööalast tegevust selliselt, et see ei lähtu hankija huvidest ning ei ole või ei näi erapooletu ja objektiivne, loetakse huvide konfliktiks. Isiklik huvi võib tuleneda töötaja enda, temaga seotud või kolmanda isiku majanduslikust või muust otsesest või kaudsest huvist/ eelisest/ kasust. Isiklik huvi võib lähtuda töötaja isiklikust kasust ja motiveeritusest või olla ka sunnitud. Töötajatel on keelatud volitada alluvaid või mistahes teisi töötajaid selliste tehingute tegemiseks enda asemel.
23. Hankija esindaja on keelatud teha tehinguid iseendaga või huvide konfliktiga seotud tehinguid. Kõik hanke eest vastutavad isikud, hankekomisjoni liikmed ja / või hanketulemuste kinnitamisel otsustajate ringis osalevad isikud, kinnitavad otsustamise protsessil osalemisega, et neil puudub huvide konflikt seotud otsuste või toimingute teostamisel.
VII LÕPPSÄTTED
24. Hankekorra täitmise eest vastutavad kõik selles nimetatud isikud neile hankekorraga määratud vastutuse ulatuses.